Las facturas expedidas y recibidas en formato electrónico tendrán la consideración de factura electrónica aunque hubiera sido emitidas originalmente en papel y posteriormente digitalizada por el proveedor, pero para ello deberán haberse recibido en formato PDF por correo electrónico.
A efectos del cumplimiento de las obligaciones formales en materia de IVA, las facturas, bien sean en papel o bien se trate de facturas electrónicas, deben garantizar la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, desde la fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación.
La nueva regulación en materia de facturación supone un decidido impulso a la facturación electrónica, conforme así ordena la Directiva comunitaria, que da un mismo trato a la factura en papel y a la factura electrónica, pero obligando a que la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura queden garantizados de modo que se permita crear una pista de auditoría fiable.
Si hablamos de factura electrónica está garantía puede serlo bien a través de una firma electrónica avanzada o bien mediante un intercambio electrónico de datos (EDI), u otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Estatal de Administración Tributaria con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma.
Para que una factura pueda ser considerada como factura electrónica debe ser expedida y recibida en formato electrónico; pero no todas las facturas emitidas en formato electrónico se pueden considerar «factura electrónica» pues se exige que sean recibidas en formato PDF, con independencia de que no haya sido firmada digitalmente por el emisor.
Corresponde siempre tanto al obligado a la expedición de la factura como al destinatario de la misma durante todo el periodo de conservación, determinar el método o sistema que garantice la autenticidad del origen y la integridad del contenido de las facturas, mediante métodos o sistemas que deberán basarse en los controles de gestión adecuados a la naturaleza de la empresa y sus procedimientos habituales y permitan crear una pista de auditoría fiable entre la factura y la entrega de bienes o la prestación de servicios.
Debe garantizarse que las facturas documenten operaciones reales y que estás no han sido modificadas o manipuladas.
Además, los documentos conservados por medios electrónicos deberán ser gestionados y conservados por medios que garanticen un acceso en línea a los datos así como su carga remota y utilización por parte de la Administración tributaria ante cualquier solicitud de esta y sin demora injustificada. Y en estos casos, ya no existe la obligación de conservar una copia en formato papel de las facturas recibidas electrónicamente, o de las recibidas en papel que hayan sido objeto de digitación para su conservación por medios electrónicos.
Concluye la Subdirección General de Impuestos sobre el Consumo que una factura expedida y recibida en formato electrónico tendrá la consideración de factura electrónica aunque hubiera sido emitida originalmente en papel y posteriormente digitalizada por el proveedor de la consultante, pero se debe recibir en formato PDF por correo electrónico.
Normativa aplicada: art. 164, uno, núm. 3 (Ley 37/1992), art. 8 (RD 1619/2012).
