Uno de los aspectos que hay que tener presente a la hora de establecerse como autónomo es llevar al día y guardar la documentación del negocio, con el fin de evitar sanciones en el caso de que Hacienda la requiera en algún momento o por si es necesario defenderse de un tercero en determinadas situaciones.

Los documentos más importantes que los autónomos deben guardar y tener siempre a mano son las escrituras, los contratos y la documentación fiscal del negocio. Las escrituras deben contener los estatutos y sus posibles modificaciones, los libros de actas y la documentación de los socios. Las escrituras y sus posibles modificaciones estatutarias, así como la documentación relativa al alta censal deben conservarse durante toda la vida del negocio.

Respecto a los contratos, no sólo es necesario conservar los contratos de trabajo de los empleados, sino también los de alquiler del local si lo hay, las pólizas del banco, los contratos de los suministros y los que se firmen con proveedores y clientes.

En cuanto a la documentación fiscal, lo más importante es conservar el Modelo 036 o 037 que se presenta ante la Agencia Tributaria al iniciar la actividad. Otro documento importante es el Modelo 521, con el que el autónomo se da de alta en la Seguridad Social en el momento de establecerse. Además, hay que tener a mano los libros contables y la documentación relativa a posibles variaciones del régimen fiscal, domicilio o ampliación de la actividad.

La documentación contable debe conservarse durante un plazo de seis años desde que se realiza el último asiento en los libros, aunque ese plazo podría ser mayor para las sociedades que arrastren bases imponibles negativas. En esos casos, es necesario disponer de los archivos con los justificantes de gastos durante cuatro años a contar desde la finalización del efecto de la base imponible negativa.

El resto de documentos, como las resoluciones de subvenciones aprobadas, inspecciones y revisiones de Hacienda o de la Seguridad Social tienen que guardarse durante un periodo de entre 4 y 5 años. También prescriben a los 5 años las obligaciones derivadas de relaciones contractuales.